Warum arbeiten wir agil, also statt mit den klassischen Managementmethoden mit agilen Methoden wie Scrum oder Kanban? Das hat einige Gründe. Die wichtigsten Gründe haben Annika und Joshua im Rahmen einer kleinen Zusammenfassung und Darstellung der wichtigsten Eckpunkte agiler Unternehmensführung im Folgenden aufbereitet.

Auf dem Weg zur agilen Unternehmensführung

Während traditionelle Werte wie Produktqualität oder Markenimage zunehmend an Bedeutung verlieren, wird es für Unternehmen immer wichtiger, mit Authentizität zu überzeugen – eine Stärke agiler Unternehmen.

Zwar kann es sich durchaus schwierig gestalten, offene und ehrliche Kommunikation umzusetzen – allerdings lohnt sich die Mühe immer. Denn in Zeiten, in denen sich, auch dank des Internets, kaum mehr etwas geheim halten lässt, ist es ratsam, offen zu seinen Fehlern zu stehen.

Genau das ist es auch, was eine neue Generation von Unternehmen, die Immer/Always in Beta sind, versucht: Statt darauf zu beharren, dass ihre Produkte perfekt seien, kommunizieren sie offen, dass sich diese noch in der Entwicklungsphase befinden. So wird das Vertrauen der Kundschaft in das Unternehmen gefördert.

Firmen wie Google, Etsy und Flickr geben ihren Kunden zusätzlich die Gelegenheit, über Verbesserungsvorschläge das Unternehmen mitzugestalten. Zwar kannst du dich mit derartiger Offenheit auch angreifbar machen – doch du gewinnst auch jede Menge Gelegenheiten, als Unternehmen zu wachsen.

Den Mut, den offene und transparente Kommunikation verlangt, kannst du zumeist schon auf sehr einfachem Weg erreichen, beispielsweise, indem du dafür sorgst, dass deine Mitarbeiter den Zweck deines Unternehmens genau kennen und sich mit ihm identifizieren. Zudem sollten sie maßgeblich an Entscheidungsprozessen beteiligt sein, um diese Identifikation zusätzlich zu fördern.

Das Management sollte authentisch mit gutem Beispiel vorangehen und den Mitarbeiter:innen vertrauen. Hierfür gibt es viele nützliche Tools, die dir dabei helfen, dieses Ziel zu erreichen.

Zeig mir deine Karten: Mit einfachen Tools Bewusstsein schaffen

Eine authentische Kultur zu schaffen, sieht auf den ersten Blick nach sehr großem Aufwand aus. Doch bereits kleine Maßnahmen haben eine große Wirkung. Ein Beispiel sind verschiedene Kartenspiele:

Delegation Poker kann beispielsweise, indem es für einen Gedankenaustausch über Führungsstile und Mitarbeiterkompetenzen sorgt, zu mehr Konsens zwischen dir und deinen Mitarbeitern führen. Hierbei spielt ihr mit sieben Karten mit verschiedenen Leveln der Delegation – von „Befehl von oben“ bis hin zu „völlig autonome Entscheidung der Mitarbeiter“. Jeweils eine Karte legen du und deine Mitarbeiter verdeckt zu verschiedenen Aufgaben. Da, wo eure Wahl beim Aufdecken nicht übereinstimmt, habt ihr Diskussionsbedarf. Abhängig von der Menge der Aufgaben nimmt eine Runde Delegation Poker ungefähr ein bis zwei Stunden in Anspruch.

Bei einem anderen Kartenspiel namens Nobody‘s Perfect spielt ihr mit einem normalen Poker-Blatt. Ziel des Spiels ist es, zu verdeutlichen, dass Probleme am besten offen kommuniziert und angesprochen werden. Hierbei spielt ihr ungefähr eine Stunde lang und lernt gemeinsam aus euren Fehlern. Da es für Gruppen jeder Größe geeignet und sehr effektiv ist, wird es auch häufig bei Workshops eingesetzt.

Alle an Bord? Mit Workshops alle mitnehmen

Wenn es darum geht, wichtige und komplexe Fragen zu klären, können euch verschiedene Arten von Workshops weiterhelfen.

Beispielsweise löst das Workshop-Konzept Art of Hosting (Conversations that Matter) komplexe Probleme auf kollaborativem Weg. Innerhalb von zwei Tagen beschäftigt sich dein Team hierbei mit einem einzigen, aber umfangreichen Thema, wie beispielsweise der strategischen Neuausrichtung eines Bereichs. Um eure Kommunikation zu verbessern und euch die Ideen- und Entscheidungsfindung zu erleichtern, stehen euch eine große Sammlung von Prozessmethoden und Tools zur Verfügung, darunter beispielsweise ein World Café oder einen Open Space. Dort könnt ihr unter verschiedenen Rahmenbedingungen miteinander diskutieren.

Durch einen solchen Workshop wird nicht nur jeder von euch umfassend informiert – das gemeinsame Treffen von Entscheidungen sorgt auch dafür, dass alle deine Mitarbeiter hinter diesen stehen und sich für deren Umsetzung einsetzen. Ohne, dass das Management einen bestimmten Lösungsansatz „durchpeitschen“ muss, übernehmen so deine Mitarbeiter die Verantwortung für die Herausforderungen.

Häufig wird bei solchen Workshops die Open Space-Methode zur Moderation großer Gruppen eingesetzt. Sie ermöglicht es einer großen Gruppe, sich ein komplexes Thema aus verschiedenen Blickwinkeln zu erarbeiten. Zwar ist die Methode üblicherweise auf zwei Tage angelegt, kann jedoch bereits in kürzeren Zeiträumen ab vier Stunden gewinnbringend umgesetzt werden.

Zu Beginn bringst du eine leere Agenda an einer Wand an. Im Verlauf des Workshops können alle Teilnehmer Themen vorschlagen, die im Anschluss in kleinen Gruppen diskutiert werden. Hierbei können sich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer frei für eine Gruppe entscheiden und diese auch jederzeit wechseln. So werden nur Themen besprochen, welche die Teilnehmenden für relevant erachten. Außerdem können sie ihre Zeit genau so verbringen, wie sie es für sinnvoll halten.

Trotz des enormen Erkenntnisgewinns solcher Workshops reichen diese jedoch noch nicht für eine vitale Unternehmenskultur aus. Um diese zu erreichen, musst du auch in alltäglichen Prozessen Anpassungen vornehmen.

Moderne Prozesse fördern Identifikation und Motivation

Eine agile Unternehmenskultur kannst du mit verschiedenen Tools und Prozessen aufbauen, die sehr unterschiedliche Formen annehmen können. Ein wichtiger Ansatzpunkt hierbei besteht darin, deine Mitarbeiter an allen Entscheidungsprozessen zu beteiligen.

Besonders gut bieten sich beispielsweise Neueinstellungen an, bei denen jeder Mitarbeiter ein Veto-Recht erhält. Indem du möglichst viele Mitarbeiter in den Prozess einbindest, kannst du Fehlentscheidungen und somit eine hohe Fluktuationsrate verhindern. Somit wächst auch das Vertrauen deines Teams. Zugleich können neue Kollegen leichter in dein Team integriert werden und fühlen sich schneller akzeptiert, da sie bereits wissen, dass die Mitglieder mit ihrer Einstellung einverstanden waren.

Auch über Jobrotation kannst du die Transparenz und Kommunikation innerhalb deines Teams fördern. Damit ist gemeint, dass deine Mitarbeiter systematisch für einen zuvor bestimmten, kurzen Zeitraum andere Aufgaben übernehmen, also beispielsweise mit einem anderen Mitarbeiter über ein oder zwei Wochen den Arbeitsplatz tauschen.

Wichtig ist auch, dass du regelmäßiges Feedback von deinen Mitarbeitern einholst. Dazu kannst du sie natürlich direkt nach ihrer Meinung fragen. An bestimmten Stellen im Arbeitsprozess eingesetzte Rituale sind allerdings oftmals noch um einiges aufschlussreicher.

Ein Beispiel ist das Abschlussritual “Kill your Darlings”, das du am Ende einer Arbeitsphase an einem Produkt oder Projekt durchführen kannst. Hierbei überlegen sich deine Mitarbeiter in fünf Minuten fünf Argumente, die ihrer Meinung nach dagegen sprechen, das Produkt zu kaufen. Könnt ihr diese nicht entkräften, ist die Produktidee es nicht wert, weiterverfolgt zu werden.

Flipcharts sind nützliche Hilfsmittel, um eine neue Kultur zu etablieren

Auf dem Weg zum agilen Unternehmen erweisen sich auch Hilfsmittel wie Flipcharts, Magnetbretter und Pinnwände als äußert hilfreich.

So kannst du mit einem Blueboard in kurzen 15 bis 45 minütigen Sitzungen neue Ideen in konkrete Initiativen verwandeln. Hierfür bringst du an dein Blueboard verschiedene Ideen und Projekte an. Mit blauen Beitragskarten können nun deine Mitarbeiter zu jedem potentiellen Projekt die Aufgaben angeben, die sie gerne übernehmen würden. Auf diese Weise kannst du einige Projekte, für die sich viele Unterstützer finden, schneller umsetzen und andere zunächst zurückstellen. Gleichzeitig zeigst du so deinen Mitarbeitern auf, welche wertvollen Beiträge sie persönlich leisten können. Setzt du das Blueboard dauerhaft ein, bietet es auch einen Überblick über den Stand deiner Projekte.

Du kannst Flipcharts und andere Aushänge aber auch nutzen, um deine Mitarbeiter über relevante Kennzahlen, wie beispielsweise Auftragseingang, Umsatz und Lieferperformance, zu informieren. Die wenigen, aber klaren Fortschrittsindikatoren, für die alle verantwortlich sind, regen die Initiative deiner Mitarbeiter an, stärken deren Eigenverantwortung und fördern ein kollaboratives Menschenbild.

Viele weitere Tools helfen dabei, Unternehmen agiler und offener zu gestalten

Letztlich sind deiner Kreativität, neben den bereits vorgestellten Methoden, keine Grenzen gesetzt. Genau diese Offenheit für Neues ist ein wichtiger Bestandteil einer agilen Unternehmensführung.

Ein Beispiel hierfür ist der Elch, den Durk Jager als CEO von Procter & Gamble einsetzte, um seinen Mitarbeitern zu ermöglichen, offen Probleme und Tabus anzusprechen, statt zu versuchen, sie totzuschweigen.

Viele agile Unternehmen wenden auch die Slack-Methode an, um mehr Freiraum für kreative Ideen zu schaffen. Diese erlaubt es deinen Mitarbeitern, einen bestimmten Anteil der Arbeitszeit für eigene Projekte zu verwenden. Diese werden oft sogar zu einem neuen Produkt. Außerdem können deine Mitarbeiter sich so neues Wissen aneignen, das sie in einem Vortrag oder einem Artikel an den Rest deines Teams weitergeben können.

Aber auch abseits dieser etablierten Tools solltest du Experimente nicht scheuen und mit kreativen, ungewöhnlichen Ansätzen den Spaß und die Begeisterung in den Arbeitsalltag zurückholen. Die Unterstützung deiner motivierten Mitarbeiter ist schließlich unverzichtbar, wenn du schnell neue und erfolgreiche Produkte entwickeln möchtest. Agile Methoden greifen dir dabei unter die Arme.

Was du konkret umsetzen kannst:

Sei mutig.

Große Veränderungen erfordern Mut. Es kann sich als herausfordernd gestalten, Probleme offen anzusprechen und gemeinsam nach Lösungen zu suchen. Doch auch wenn aller Anfang schwer ist, werden sich deine Mühen bald auszahlen! 

Vertraue deinen Mitarbeitern.

Ständige Kontrolle und Bewertung deiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind vollkommen überflüssig, denn jeder Mensch ist motiviert, gute Arbeit zu leisten. Stelle deinen Mitarbeiter:innen also die Mittel, die sie dafür brauchen, zur Verfügung, beziehe sie in wichtige Entscheidungen mit ein und gib ihnen mehr Verantwortung. 

Sei offen.

Der Bruch mit alten Denkmustern lohnt sich. Schau dir die Erfolgsgeheimnisse anderer Unternehmen oder Teams an und übernimm, was dir nützlich erscheint. Achte außerdem auf möglichst diverse Teams mit möglichst vielen unterschiedlichen Mitarbeitenden.